Pode ser uma pequena reunião entre amigos ou um evento para muitas pessoas. Organizar uma festa exige ter atenção a diversos detalhes essenciais para que tudo dê certo. Se você nunca organizou uma festa e está preocupado, sem saber por onde começar, calma que agora as ideias vão ser colocadas em ordem.
A primeira dica de todas é que você deve pensar em uma coisa de cada vez e ir anotando tudo. Esse é o único jeito de não se perder entre tantas ideias e compromissos. Veja a seguir uma série de dicas que vão ajudar você a organizar uma festa de sucesso, do início ao fim.
Como organizar uma festa de sucesso: passo a passo
Para saber como organizar uma festa, as dicas vão depender de qual tipo de festa se trata. Afinal, o que você precisa comprar para uma festa de criança é totalmente diferente do que vai precisar para festa de adultos, por exemplo. Então, qual tipo de festa você vai organizar?
- Festa infantil;
- Encontro de poucos amigos;
- Encontro de muitos amigos;
- Festa com pessoas desconhecidas;
- Um evento formal (formatura, noivado).
Depois de definir o tipo de festa de que irá organizar, então veja a seguir o passo a passo básico, e execute de acordo com o que você acha que irá precisar para o seu tipo de festa. As dicas servem para todos, selecione conforme sua necessidade.
1. Antecipação
Quanto tempo falta para o dia da festa? A menos que seja uma pequena reunião para até 15 ou 20 pessoas, você precisa de pelo menos 1 mês para se organizar. Isso porque pode precisar alugar algumas coisas, encomendar e contratar outras. Também precisa contar com imprevistos para evitar ser pego de surpresa e não ter um plano B.
Então, se por acaso a sua festa for média ou grande e falta menos de 1 mês para acontecer, talvez deva repensar nessa data, pois é melhor do que não dar tempo de organizar uma festa om sucesso. A intenção é que seja uma data cheia de alegria e não de estresse.
2. Quantidade de convidados
Para organizar uma festa, você vai ter que contabilizar bastante coisa para que não falte nada. Mas tudo começa pela quantidade de pessoas que pretende convidar ou que vão participar. Todas as outras contas serão feitas com base nessa informação.
Tudo bem que é difícil ter certeza do número exato de convidados, seja porque você ainda está na dúvida se vai ou não chamar algumas pessoas ou porque elas não confirmaram ainda. Mas use como base quem estiver na sua lista. Para isso, reserve um tempo para pensar na lista. Imagine todas as pessoas e vá anotando os nomes.
Lembre-se que as pessoas têm família, então dependendo do tipo de festa terá que convidar o namorado, marido, filhos e outros. Coloque o nome de cada um na sua lista para ter uma primeira visão geral. Somente depois é que você vai começar a selecionar melhor.
É comum que na primeira lista você acabe colocando pessoas demais. Mas talvez você só vai achar que são demais quando tiver que decidir o local da festa e quantidade de comes e bebes. Então, volte para a lista depois e agora vá para o próximo passo.
3. Local da festa
O local da festa é outro ponto determinante. Principalmente se você precisar alugar ou reservar, pois isso deve ser feito com bastante antecedência. A escolha do local vai depender do passo anterior, pois deverá comportar todas as pessoas de forma confortável.
Você também deverá considerar se a estrutura dos locais que estiver pensando tem a ver com o tipo de festa. Por exemplo, pense se vai precisar ter um palco, mesas e cadeiras, banheiros, estacionamento, estrutura para som e luz já prontas e serviço de bar e cozinha.
Tudo isso é essencial para organizar uma festa que seja perfeita e até para economizar com outros serviços que terá que contratar caso o local do evento não ofereça, como por exemplo garçons, pessoal da limpeza e para cuidar do estacionamento.
4. Comes e bebes
Essa é uma etapa que muita gente se perde, porque não é tão simples saber a quantidade de comida e bebida a servir em uma festa. Em primeiro lugar, vai depender do tipo de festa, se vai ser um almoço ou jantar, um coquetel ou se nem vai ter comida.
Se for servir almoço ou jantar para mais pessoas, é muito interessante contratar uma empresa de buffet, pois lidar com alimentação não é simples. A empresa vai lhe dizer a quantidade adequada de comida que precisa contratar, vai fazer tudo e entregar ou servir no dia. Então, você só vai precisar escolher a empresa certa.
O mesmo vale para um coquetel. Nesse estilo de festa você pode servir as famosas finger foods, que são as comidinhas tipo petisco, que as pessoas podem se servir em uma mesa ou que os garçons passam oferecendo. Nesse caso, se for uma festa pequena, você pode apenas mandar fazer e entregar. Mas se for uma festa maior, também é ideal contratar uma empresa para estar junto no dia da festa e controlar a forma que será servido.
A contabilidade dessas comidinhas pequenas por pessoa também é variável, por exemplo se vai ser servido por muitas horas e se vai ter menus diferentes. Mas para ter uma ideia, a média é de 10 unidades por pessoa, por exemplo, de salgadinhos e docinhos de festa comuns.
Para a bebida, também é muito mais prático contar com um local que já tenha bar. Assim você não se preocupa nem com o armazenamento, nem com a distribuição das bebidas para as pessoas. Melhor ainda se o bar já tiver as bebidas disponíveis para não precisar comprar em outro local e mandar levar.
Se for uma festa íntima e pequena, tem sempre a possibilidade de cada pessoa levar um pouco, como uma caixa de cerveja, refrigerantes e bebidas quentes.
5. Envio dos convites
Hoje em dia, com a internet sendo o principal meio de contato entre todos, você não precisa enviar convites impressos, a menos que seja um evento formal. Apenas faça um convite bonito, com layout bem organizado e envie por e-mail. Lembre-se de especificar o tipo de festa que vai ser, quem são as pessoas inclusas no convite, se precisa levar alguma coisa, qual tipo de traje devem usar.
Além, é claro, das informações básicas de data, horário e confirmação de presença até uma determinada data. Essa data deverá ser com pelo menos 1 semana de antecedência ao dia da festa, assim ainda dá tempo de dispensar algum serviço ou contratar mais, caso o número de convidados acabe sendo muito diferente do que você estava esperando.
6. Temática da decoração
Ter um bom local, as pessoas reunidas e os comes e bebes definidos é o mais importante. Porém, a festa vai ser muito mais interessante se tiver uma linda decoração. Se for um festa média ou grande, em um espaço grande, o ideal é contratar uma empresa que trabalhe com decoração de festas. É muito trabalhoso fazer isso por conta própria, além de sair mais caro e tomar muito do seu tempo.
Se for uma festa pequena, você pode apenas decorar o espaço com muitos balões, escolher bonitas toalhas para as mesas e pensar em uma iluminação que tenha a ver com o tipo de festa. Para encher os balões, alugue uma bomba de ar para acelerar o processo e faça isso um dia ou algumas horas antes, conforme a quantidade de pessoas que terá para ajudar.
7. Animação
Festa sem música não dá. Você pode escolher colocar um som mecânico, chamar uma pessoa para cuidar desse som, que pode ser um DJ ou apenas alguém que entenda do equipamento. Se for um evento maior, também pode ser interessante contratar uma banda.
Mas lembre-se que quanto mais pessoas envolvidas, mais estrutura vai precisar. Se for uma banda, eles vão precisar de um lugar para se preparar, de um palco e toda uma estrutura de som. Já e for um DJ não há as mesmas necessidades.
Apenas certifique-se se o local onde ocorrerá a festa já tem estrutura de som ou se você vai precisar alugar. Na hora de alugar, terá que saber o tamanho do local para que alugue a quantidade adequada de caixas de som, por exemplo.
Escolha uma playlist que tenha tudo a ver com a festa e com os seus convidados. Não escolha apenas as suas músicas favoritas e lembre-se que o som precisa ser interessante para manter todo mundo animado até o final. Você deverá separar todas essas músicas em uma sequência e entregar para a pessoa que irá cuidar do som.
8. Não faça tudo sozinho
Não importa se vai organizar uma festa pequena ou grande, é importante contar com amigos ou familiares de confiança para ajudarem na organização. Assim você pode delegar determinadas tarefas para cada um e fica muito mais fácil manter a calma e a ordem. Chame pessoas em quem confia e controle se cada um está fazendo a sua parte.
Para esse controle, tenha uma lista com todas as tarefas que precisam ser feitas e quem vai fazer o que. Então, assim que cada etapa foi concluída, anote na sua lista para saber que não precisa mais se preocupar com aquilo.
9. Tenha planos B
Por fim, previna-se se quer organizar uma festa sem complicação. Não importa se já está tudo combinado, contratado, alugado e reservado. Imprevistos acontecem. Então, tenha sempre o contato de duas ou mais opções para cada tipo de serviço que precisou contratar. Se acontecer de alguém não poder cumprir com o combinado em cima da hora, você tem um plano B.
Depois de todas essas dicas é só conferir no dia da festa e se está tudo certo, se preparar e chegar no local antes dos convidados, de preferência com uma ou duas horas antes do horário enviado no convite. Então é só curtir.
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